Tagtäglich tauschen wir unzählige Dokumente und Dateien aus und führen Schriftwechsel in digitaler Form. Oftmals fallen hierbei zu unterschiedlichen Kunden / Mandanten ähnliche Vorgänge an. Da lässt sich viel Zeit sparen. Längst gibt es eine Technologie, die diese Vorgänge rationalisiert und automatisiert. Auftakt einer vierteiligen Serie über das Content Sharing.

Einst gab es das Papier. Automatisiert wurde daraus der Serienbrief. Dann kam die E-Mail. Mit einem Mailverteiler wurde daraus die Serienmail. Die Digitalisierung verschlankt Arbeitsprozesse, automatisiert Abläufe, hilft größere Volumina in weniger Zeit zu bewerkstelligen. Aber so, wie einst die Serienmail den Serienbrief ablöste, so steht jetzt die E-Mail als zentrales Kommunikationsvehikel vor der Ablösung. Durch das Content Sharing, vergleichbar mit einer Cloud.

Berater, die mit dieser Entwicklung Schritt halten wollen – mehr noch: Die im Wettbewerb überhaupt noch bestehen wollen – sollten sich mit diesen neueren Entwicklungen, Möglichkeiten und Programmen vertraut machen. Denn die Digitalisierung bietet insbesondere Vorteile für wirtschaftlichere Geschäftsabläufe, für mehr Kundenservice und letztlich mehr Zeit für andere wichtige Dinge des Lebens.

Neue Webanwendungen helfen, wiederkehrende Arbeiten zu vereinfachen. Ein Online-Portal, auf das auch die Kunden Zugriff haben, ist mit der entsprechenden Software für jeden Finanzberater leicht umsetzbar. Content Sharing ist das Zauberwort für die Korrespondenz der Zukunft. Über eine SSL verschlüsselte Verbindung können Berater so Dateien jeglicher Form austauschen. Das können PDF-Dokumente sein, aber auch Bilder, Sprach- und sogar Videonachrichten. Mit der integrierten Vorlagenverwaltung können sie sich für wiederkehrende Fälle Texte anlegen, die den Kunden oder Mandanten auf neu zur Verfügung stehende Dateien aufmerksam machen. Da auch die Kunden von einem solchen Angebot profitieren, ist eine Servicegebühr leicht zu rechtfertigen.

Automatische Ansichtsbestätigung mit Dokumentation

Und so funktioniert Content Sharing im Detail: Sobald der Finanzdienstleister eine oder mehrere Dateien für seinen Kunden hochgeladen und die passende Textvorlage ausgewählt hat, erhält dieser darüber eine E-Mail mit dem Link zu seinem Online-Portal. Der Kunde klickt den Link an, gibt sein Passwort ein und sieht nun die zur Verfügung gestellten Unterlagen. Gleichzeitig geht an den Finanzdienstleister eine E-Mail mit der Information zurück, dass der Kunde gerade auf die Dateien zugreift. Das ist technologisch vielleicht noch nicht so neu. Aber wichtig ist: Mit dem Zugang auf das Portal dokumentiert das so genannte SCS-System, wann der Kunde/Mandant welche Dateien wie oft angesehen hat – das ist weit mehr als eine reine Empfangsbestätigung.  Denn der Berater kann nun zielgerichtet mit seinem Kunden/Mandanten Kontakt aufnehmen und eventuelle Fragen beispielsweise zu einem Angebot besprechen – da er weiß, dass sich der Empfänger gerade damit beschäftigt.

Sicherer Dateiaustausch in beide Richtungen

Kommunikation ist in aller Regel ein Dialog. Da die SCS-Software des Content Sharings eine Form der Kommunikation darstellt, empfiehlt es sich also, dass nun ebenfalls der Kunde/Mandant Dateien hochladen kann. Deshalb ist die SSL-Verschlüsselung so wichtig. Damit der Kunde auf einfache Weise auch sensibelste Daten wie beispielsweise Anträge mit Gesundheitsangaben ohne Systembruch und ohne komplizierten Umweg einer eigens verschlüsselten E-Mail weitergeben kann.

Optimierte Darstellung auf allen Endgeräten

Die Krönung ist nun, dass sich das SCS mit einer optimierten Darstellung auf allen Endgeräten anwenden lässt – eben auch auf Smartphones und Tablets! Unabhängig vom Betriebssystem. So können Berater und Vermittler sogar Bilder oder Videos per Smartphone oder Tablet mit ihren Kunden/Mandanten austauschen. Zum Beispiel zum Geburtstag mit einer überraschenden persönlichen Sprach- oder Videobotschaft …

In der nächste Folge lesen Sie: Content Sharing als Haftungs-Airbag

In dieser Reihe:

Folge 1: Content Sharing – das neue Zauberwort
Folge 2: Content Sharing – der automatische Haftungs-Airbag
Folge 3: Mit Content Sharing sensible Dateien austauschen
Folge 4: Content Sharing – das Smartphone des Kunden als Point of Sale