Der Verwaltungsaufwand für Finanzdienstleister steigt und steigt. Und damit steigt auch das Haftungsrisiko. Da ist es hilfreich, wenn die gesamte Korrespondenz automatisierten und zeitsparenden Prozessen unterliegt – auch zum eigenen Schutz. Zweiter Teil unserer Serie über das Content Sharing mittels SCS-Technologie.

Die Vermittlerregulierungen bringen es mit sich und die Produktgeber setzen immer noch einen drauf: Der Verwaltungsaufwand in den Büros der Berater und Vermittler steigt und steigt. Ein Aufwand, den niemand bezahlt. Gleichzeitig wird der Verwaltungsaufwand immer wichtiger, alle Dokumente und Schriftstücke sollten äußerst sorgsam archiviert werden – kann doch eines Tages der Haftungsfall eintreten, gegen den man sich wehren muss.

Wir sprechen hier nicht von verstaubten Kellergewölben, sondern von dem Ausnutzen von Online-Portalen, dem so genannten „Content Sharing“. Das sind Web-basierte Anwendungen, bei denen Vermittler und Kunden gleichermaßen Zugang auf die gleichen Dateien haben. Es ist dies einer der zeitsparenden Vorteile der Digitalisierung, dass auf diese neuartige Weise der web-basierten Anwendung per Knopfdruck Dokumente sicher versandt und abgerufen werden können.

Die automatisierte Empfangsbestätigung

Denn der Vorteil beim Content Sharing hat gegenüber dem altmodischen Weg des E-Mailversandes einen eklatanten Vorteil. Auf dem klassischen Weg kommen Dateien beim Empfänger zuweilen nicht an, da sie ausgefiltert werden. So werden beispielsweise Excel-Dateien von manchen E-Mail-Konten geblockt, da Sie Viren enthalten könnten. Und immer noch passiert es, dass eine E-Mail mit Dateianhang zurückkommt, weil das E-Mail-Konto des Empfängers voll ist. Beim Datenaustausch via SCS-Technologie entfallen alle diese Probleme.

Der Anwender kann beliebige Dateien (Dokumente, Bilder, Sprachnachrichten, Videos) mit einer Größe von bis zu 300 MB hochladen. Insgesamt steht ihm auf den SOFTFIN®-Servern mit bis zu 25 GB im Modul “Flat” ausreichend Speicherplatz zur Verfügung. Sollte zusätzlicher Speicherplatz benötigt werden, kann diese mit 10 GB-Blöcken für € 1,50 (inkl. Steuer) im Monat zugebucht werden.

Sollte es sich dabei aber um haftungsrelevante Dokumente oder Schriftstücke handeln, dann kommt einer bestimmten Funktion in diesem digitalen Raum eine zusätzliche, eine besondere Bedeutung zu: Die Möglichkeit, die Software so einzustellen, dass sie dem Absender sofort per E-Mail den Abruf eines Dokumentes meldet. Damit wäre nicht nur der im Zweifel notwendige Zustellungsnachweis erbracht, was bei einer Haftungsauseinandersetzung von elementarer Bedeutung sein kann. Da die Zugriffs-Dokumentation erst ausgelöst wird, wenn der Empfänger die Datei auch wirklich geöffnet hat, handelt es sich gleichzeitig um eine Lesebestätigung.

Übrigens ist dies ein viel stärkerer Nachweis als die Empfangsbestätigung einer konventionellen E-Mail, die meist irgendjemand verschickt haben kann. Denn das Content Sharing mittels SCS ist über das Login definitiv passwortgeschützt.
Begleitung durch zertifizierte Datenschutzbeauftragte

Das gesamte Projekt “SOFTFIN® ContentSharing” wird durch die zertifizierte Datenschutzbeauftragte, Frau Rose Müller, vom Unternehmen “startklar“ begleitet. Die oben beschriebene Zugriffsdokumentation ist  bzgl. des Datenschutzes dahingehend relevant, dass der Empfänger darüber informiert werden sollte, welche Daten aus welchem Grund gespeichert werden und welche Vorteile sich aus  der Zugriffsdokumentation für den Empfänger ergeben. Unsere Lizenznehmer wollen wir hier nicht im Regen stehen lassen, weshalb Frau Müller eine Datenschutzerklärung entwickelt hat, die wir allen Lizenznehmern kostenfrei zur Verfügung stellen. Diese können Sie z.B. in Ihre bestehende Datenschutzerklärung mit aufnehmen.

In der 3. Folge lesen Sie: Content Sharing für einen besseren Datenschutz

In dieser Reihe:

Folge 1: Content Sharing – das neue Zauberwort
Folge 2: Content Sharing – der automatische Haftungs-Airbag
Folge 3: Mit Content Sharing sensible Dateien austauschen
Folge 4: Content Sharing – das Smartphone des Kunden als Point of Sale