In unseren digitalisierten Zeiten ist der Transfer sensibler Daten vor allem innerhalb der Finanzdienstleistung besonders prekär. Denn die Praktiken der Branche genügen heutigen Datenschutzanforderungen eigentlich schon längst nicht mehr. Unser dritter Teil über das Content Sharing zeigt den Ausweg über die Nutzung einer Online-Plattform.

Datenschutz ist lästig. Wenn man ihn beachten muss. Datenschutz ist wichtig. Wenn man auf der Verbraucherseite steht. Die Einhaltung von Datenschutz ist ernst zu nehmen. Wenn man sich – nicht nur – als Finanzdienstleister viel Ärger ersparen will.

Dass beispielsweise Gesundheitsdaten einen besonders sensiblen Umgang verlangen, ergibt sich schon aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Es definiert in einem eigenen Absatz „personenbezogene Daten besonderer Art“. So ist im §3 Abs. 9 zu lesen:

„Besondere Arten personenbezogener Daten sind Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben“.

Natürlich, möchte man fast sagen, gehört Gesundheit dazu.Nun besteht die Möglichkeit, den E-Mailverkehr mit dem Kunden/Mandanten zu verschlüsseln. Hierzu gibt es viele verschiedene Möglichkeiten . Aber selbst wenn der Berater oder Vermittler mit dem Kunden/Mandanten eine Lösung gefunden hat, der „Schlüssel“ ausgetauscht wurde und ein Antrag mit Gesundheitsdaten vom Kunden beim Berater sicher angekommen ist, war womöglich jegliche Mühe dennoch vergeblich. Wenn der Berater nämlich diesen Antrag nun zum zuständigen Ansprechpartner beim Versicherungsunternehmen per normaler E-Mail überträgt. Die Datenschutz-Expertin des VSAV Rose Müller bestätigt: „Der einfache E-Mail-Versand sensibler Daten genügt nicht einmal den untersten Anforderungsstufen des Datenschutzes.“

Datenaustausch im geschützten Raum

Heutzutage gibt es mit dem so genannten „Content Sharing“ über die SCS-Technologie längst eine Alternative – sogar zum Einsatz verschlüsselter E-Mails. Mittels der SCS-Software können Vermittler und ihre Kunden Dateien zeitsparend und automatisiert über eine gemeinsame Online-Plattform austauschen. Es versteht sich von selbst, dass auch in diesem Raum die Daten noch geschützt bleiben – gegen Ausspähprogramme oder gegen Viren. SCS läuft – anders als zum Beispiel Dropbox – auf Servern im deutschen Rechenzentrum, welches die datenschutzrelevanten Anforderungen der ISO 27001 erfüllen.

Nun empfiehlt es sich aus Gründen des besagten Datenschutzes, für den Ansprechpartner beim Versicherer ebenfalls einen Zugang anzulegen. Dann brauchte der Vermittler den eingetroffenen Antrag einfach in den dortigen Eingangsordner zu verschieben. Nun verschickt das System eine E-Mail an den Mitarbeiter des Versicherers mit einem Link zum Antrag. Der Sachbearbeiter bei der Versicherung klickt den Link an, loggt sich ein und lädt den Antrag über die SSL verschlüsselte Verbindung runter. Und dem Datenschutz ist vollumfänglich Genüge getan!

In der nächsten Folge lesen Sie: Content Sharing über mobile Endgeräte.

Folge 1: Content Sharing – das neue Zauberwort
Folge 2: Content Sharing – der automatische Haftungs-Airbag
Folge 3: Mit Content Sharing sensible Dateien austauschen
Folge 4: Content Sharing – das Smartphone des Kunden als Point of Sale 

Am 25.03.2014 ist es soweit. Der VSAV e.V. feiert sein 10-jähriges Bestehen und lädt alle Personen rund um den §34 GewO zu einem Power-Thementag ein.

Insgesamt 19 Referenten und Aussteller werden Ihnen geballtes Wissen in jeweils 15 bis 18 minütigen Impulsvorträgen übermitteln. In den Pausen haben Sie ausreichend Möglichkeiten, sich an diversen Ständen zu informieren. Auch die SOFTFIN UG wird mit einem Stand vertreten sein und die neueste Anwendung SOFTFIN® ContentSharing vorstellen. In seinem Vortrag wird Joachim Haid, Geschäftsführer der SOFTFIN UG aufzeigen, wie leicht die Anforderungen des deutschen Datenschutzes einzuhalten sind, ohne erst kompliziert E-Mail-Schlüssel oder ähnliches austauschen zu müssen und welche vertrieblichen und haftungsreduzierenden zusätzlichen Vorteile sich daraus ergeben.

Rose Müller – Startklar –

Murat Dursun – app4more –

Unsere Datenschutzbeauftragte, Frau Rose Müller, die das Projekt SOFTFIN® ContentSharing begleitet und selbst begeisterte Nutzerin dieser neuen Webanwendung ist, wird ebenfalls mit einem Vortrag vertreten. sein.  Am Stand der SOFTFIN UG werden Sie außerdem auf den Inhaber unseres Kooperationspartners app4more in Sachen “App für Vermittler”, Herrn Dursun, treffen. Er wird Ihnen zeigen, welche Vorteile die Nutzung einer  eigenen App hat und wie leicht der Kundenzugang zu SOFTFIN® ContentSharing hier integriert werden kann.

Melden Sie sich am besten gleich an und verwenden Sie hierzu dieses Anmeldeformular. Denn als SOFTFIN®-Kunde können Sie am VSAV §34-Thementag damit zu Vorzugskonditionen teilnehmen: Anmeldung VSAV-Thementag SOFTFIN

Apropos App: Wir werden Ihnen an diesem Tag eine relativ neue Technologie vorstellen und in Kombination mit den App’s vom VSAV e.V, app4more und der App “Dateiportal”  der SOFTFIN UG nutzen und Ihnen damit in der Praxis einen weiteres Einsatzgebiet einer eigenen Vermittler-App präsentieren. Laden Sie sich dazu bitte kostenfrei die der o.g. App’s in dem für Ihr Smartphone zuständigen Store. Alternativ scannen Sie einfach die folgenden QR-Codes und können die jeweilige App dann gleich installieren:

VSAV

app4more

SOFTFIN Dateiportal

Tagtäglich tauschen wir unzählige Dokumente und Dateien aus und führen Schriftwechsel in digitaler Form. Oftmals fallen hierbei zu unterschiedlichen Kunden / Mandanten ähnliche Vorgänge an. Da lässt sich viel Zeit sparen. Längst gibt es eine Technologie, die diese Vorgänge rationalisiert und automatisiert. Auftakt einer vierteiligen Serie über das Content Sharing.

Einst gab es das Papier. Automatisiert wurde daraus der Serienbrief. Dann kam die E-Mail. Mit einem Mailverteiler wurde daraus die Serienmail. Die Digitalisierung verschlankt Arbeitsprozesse, automatisiert Abläufe, hilft größere Volumina in weniger Zeit zu bewerkstelligen. Aber so, wie einst die Serienmail den Serienbrief ablöste, so steht jetzt die E-Mail als zentrales Kommunikationsvehikel vor der Ablösung. Durch das Content Sharing, vergleichbar mit einer Cloud.

Berater, die mit dieser Entwicklung Schritt halten wollen – mehr noch: Die im Wettbewerb überhaupt noch bestehen wollen – sollten sich mit diesen neueren Entwicklungen, Möglichkeiten und Programmen vertraut machen. Denn die Digitalisierung bietet insbesondere Vorteile für wirtschaftlichere Geschäftsabläufe, für mehr Kundenservice und letztlich mehr Zeit für andere wichtige Dinge des Lebens.

Neue Webanwendungen helfen, wiederkehrende Arbeiten zu vereinfachen. Ein Online-Portal, auf das auch die Kunden Zugriff haben, ist mit der entsprechenden Software für jeden Finanzberater leicht umsetzbar. Content Sharing ist das Zauberwort für die Korrespondenz der Zukunft. Über eine SSL verschlüsselte Verbindung können Berater so Dateien jeglicher Form austauschen. Das können PDF-Dokumente sein, aber auch Bilder, Sprach- und sogar Videonachrichten. Mit der integrierten Vorlagenverwaltung können sie sich für wiederkehrende Fälle Texte anlegen, die den Kunden oder Mandanten auf neu zur Verfügung stehende Dateien aufmerksam machen. Da auch die Kunden von einem solchen Angebot profitieren, ist eine Servicegebühr leicht zu rechtfertigen.

Automatische Ansichtsbestätigung mit Dokumentation

Und so funktioniert Content Sharing im Detail: Sobald der Finanzdienstleister eine oder mehrere Dateien für seinen Kunden hochgeladen und die passende Textvorlage ausgewählt hat, erhält dieser darüber eine E-Mail mit dem Link zu seinem Online-Portal. Der Kunde klickt den Link an, gibt sein Passwort ein und sieht nun die zur Verfügung gestellten Unterlagen. Gleichzeitig geht an den Finanzdienstleister eine E-Mail mit der Information zurück, dass der Kunde gerade auf die Dateien zugreift. Das ist technologisch vielleicht noch nicht so neu. Aber wichtig ist: Mit dem Zugang auf das Portal dokumentiert das so genannte SCS-System, wann der Kunde/Mandant welche Dateien wie oft angesehen hat – das ist weit mehr als eine reine Empfangsbestätigung.  Denn der Berater kann nun zielgerichtet mit seinem Kunden/Mandanten Kontakt aufnehmen und eventuelle Fragen beispielsweise zu einem Angebot besprechen – da er weiß, dass sich der Empfänger gerade damit beschäftigt.

Sicherer Dateiaustausch in beide Richtungen

Kommunikation ist in aller Regel ein Dialog. Da die SCS-Software des Content Sharings eine Form der Kommunikation darstellt, empfiehlt es sich also, dass nun ebenfalls der Kunde/Mandant Dateien hochladen kann. Deshalb ist die SSL-Verschlüsselung so wichtig. Damit der Kunde auf einfache Weise auch sensibelste Daten wie beispielsweise Anträge mit Gesundheitsangaben ohne Systembruch und ohne komplizierten Umweg einer eigens verschlüsselten E-Mail weitergeben kann.

Optimierte Darstellung auf allen Endgeräten

Die Krönung ist nun, dass sich das SCS mit einer optimierten Darstellung auf allen Endgeräten anwenden lässt – eben auch auf Smartphones und Tablets! Unabhängig vom Betriebssystem. So können Berater und Vermittler sogar Bilder oder Videos per Smartphone oder Tablet mit ihren Kunden/Mandanten austauschen. Zum Beispiel zum Geburtstag mit einer überraschenden persönlichen Sprach- oder Videobotschaft …

In der nächste Folge lesen Sie: Content Sharing als Haftungs-Airbag

In dieser Reihe:

Folge 1: Content Sharing – das neue Zauberwort
Folge 2: Content Sharing – der automatische Haftungs-Airbag
Folge 3: Mit Content Sharing sensible Dateien austauschen
Folge 4: Content Sharing – das Smartphone des Kunden als Point of Sale

Kennen Sie das? Da hat man eine Datei mit teilweise sehr persönlichen Daten und verschickt diese unverschlüsselt per E-Mail.

Wohl ist einem dabei nicht – mal abgesehen davon, dass es nicht den Anforderungen des Datenschutzes entspricht. Aber mit dem Verschlüsseln von E-Mails ist das so eine Sache. Die Gegenseite muss in der Lage sein, die Mail zu entschlüssen – was oft bedeutet, einen entsprechenden Schlüssel vorher ausgetauscht zu haben. Ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand.

Es geht aber auch ohne Austausch von Schlüsseln. Dabei ist nicht nur der technische Aufwand sehr gering, sondern man erhält zusätzliche Vorteile:

Versenden Sie z.B. Angebote? Da wäre es doch schön man wüsste, wann der Kunde sich gerade mit diesem Angebot beschäftigt. Eine Haftungsreduktion ist auch noch möglich. Für all das gibt es nun eine Lösung und diese heißt:

SOFTFIN® ContentSharing

Zur Vorstellung der Funktionsweise und welche Vorteile sich daraus ergeben, bieten wir zwei kostenfreie Webinare an.

Termine: 30-01-2015 oder alternativ am 10-02-2015
Beginn:   Jeweils 10.00 Uhr
Dauer:     ca. 45 Minuten – je nach Umfang Ihrer Fragen

Melden Sie sich am besten gleich an, die Teilnehmerzahl ist begrenzt und der erste Termin ist gut gebucht. In unsere SOFTFIN® App sehen Sie unter dem Punkt “Veranstaltungen” die Termine ebenfalls. Zur Anmeldung nutzen Sie aber bitte diesen Link, damit Ihnen die Zugangsdaten rechtzeitig zugehen.

Übrigens: Ihr Kunde kann sich in Ihr SOFTFIN® ContentSharing – Dateiportal auch über Ihre app4more-App einloggen! Sie haben noch keine? Dann erfahren Sie im Webinar, welche Vorteile solch eine eigene App hat, wie Sie damit zum “Vermittler in der Hosentasche” Ihres Kunden werden. Sonderkonditionen für SOFTFIN®-Kunden gibt es auch noch!

Beispiel Login per App